Ineffiziente Meetings – Die fünf häufigsten Ursachen

Meetings ohne Ergebnis sind unwillkommene, leider häufige Begleiter im Businessalltag. Lange wird geredet, Vorschläge auf den Tisch gebracht – und doch kommt keine konkrete Entscheidung zustande. Es wird ein Folgetermin ausgeschrieben. Das kostet Zeit und Geld. Woran liegt es? Die fünf Hauptkiller klarer Ergebnisse am Besprechungstisch.

Killer 1: Kein Ziel formuliert

„Genau so ist es bei uns!“ höre ich oft, wenn ich im Coaching anmerke, dass es in Meetings meist am Ziel fehlt. Die „Schauen wir mal und dann sehen wir schon“-Kultur ist in Unternehmen weit verbreitet und bewirkt, dass Meetings zwar Inhalte, aber keine Ziele haben. Und schon werden wieder Aufgaben verteilt und Folgetermine vereinbart.

Killer 2: Multitasking ist Unternehmenskultur

Viele Menschen verbringen mehrere Stunden ihres Arbeitstages in Meetings. Die meisten bringen ihre Laptops, Tablets und Smartphones mit, weil sie bereits wissen, dass nicht alle Inhalte für sie relevant sind. Warum nicht nebenbei das Daily Business erledigen? Hier liegt das Problem: Wenn keiner bei der Sache ist, wird wenig entschieden. Schließlich entscheidet niemand gerne, wenn er oder sie sich nicht vollständig informiert fühlt. Also wird die Entscheidung verschoben.

Killer 3: Der Zeitrahmen ist zu groß

Um dem Thema entsprechende Bedeutung zu verleihen, werden Meetings meist zu lange angesetzt. Gerade wenn es um Prozesse und Systemimplementierungen geht, scheinen die Themen so komplex, dass nicht selten mindestens drei Stunden veranschlagt werden. Die Folge: Alle sind darauf eingestellt, dass es lang wird und richten sich häuslich ein. Das heißt, Argumente werden ausgedehnt, Diskussionen über Randthemen entfacht, Kaffeepausen eingelegt. Am Ende wird noch überzogen und – aufgrund fehlender Entscheidung („Es ist noch nicht jedes Detail geklärt!“) – ein Folgetermin vereinbart.

Killer 4: Die Botschaft ist nicht auf den Punkt gebracht

Wahre Zeitfresser in Meetings sind ausschweifende Erklärungen, unpräzise Formulierungen und Menschen, die sich ständig verzetteln. Oft kennen wir die Teilnehmenden bereits und es lohnt sich, jedem eine klar definierte Redezeit zu geben. Verzettelt sich bereits der erste Redner, kommen spätere Agendapunkte nicht mehr an die Reihe. Und schon ist er da, der Folgetermin.

Killer 5: Mangelnder Mut zum Abschluss

Das Thema ist diskutiert, alle sind informiert und trotzdem gibt es kein Ergebnis? Dann mangelt es an klarer Führung. Wer aus Unsicherheit oder Harmoniebedürfnis nicht schafft, den Sack zuzumachen, darf sich nicht wundern, wenn nichts weitergeht. Wird dann auch nichts schriftlich festgehalten, müssen erneut Gespräche stattfinden – gerade, wenn etwas Zeit zwischen Meeting und Umsetzungszeitpunkt vergangen ist.

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